Formal Letter লেখার নিয়ম (HSC SSC Application Writing Format)

1. প্রথমেই দেখে নিতে হবে প্রশ্নে কী চেয়েছে। যেই বিষয়ের উপর লেটার লিখতে হবে তা হলো সাবজেক্ট। "Subject" লেখার সময় আমরা পুরোটাই বানান করে লিখ। "Sub" লিখব না। এবং Subject লেখার পর আমরা একটি কোলন (:) ব্যবহার করব। 
2. এরপর দেখতে হবে প্রশ্নে কোনো কলেজের নাম, শিক্ষার্থীর নাম, কোন ক্লাসে পড়ে এগুলো উল্লেখ করে দেয়া আছে কি না। যদি উল্লেখ করে দেয়া থাকে তাহলে সেসবই ব্যবহার করতে হবে Formal Letter লেখার সময়। আর যদি উল্লেখ করে না দেয়া থাকে তাহলে নিজের ইচ্ছা অনুযায়ী যেকোনো নাম, কলেজের নাম ধরে নিয়ে লিখতে পারবে শিক্ষার্থী। তবে শ্রেণির ক্ষেত্রে তখন নিজে যেই ক্লাসে অধ্যয়নরত তা উল্লেখ করবে।
3. আবার শুরু থেকে আসা যাক। প্রথমেই তারিখ লিখবে। খাতার বাম দিকে লিখবে তারিখ। তারিখ বিভিন্নভাবে লেখা যেতে পারে। তারমধ্যে আমাদের প্রিয় ফরমেট হচ্ছে 17 August 2024 ধরনটি। এর মাঝে কোনো ধরনের কমা ব্যবহার করবে না।
4. তারিখের পর কিছুটা ফাঁকা রাখবে।
5. এরপর যদি স্কুল পর্যায়ের এপ্লিকেশন হয়ে থাকে তাহলে The Headmaster এবং যদি কলেজ পর্যায়ের এপ্লিকেশন হয়ে থাকে তাহলে The Principal লিখতে হবে এবং এরপর চাইলে একটি কমা (,) দিতেও পার; আবার নাও দিতে পার।
   
6. এরপর কলেজের নাম এবং সংক্ষিপ্ত ঠিকানা। প্রশ্নে দেয়া থাকলে প্রশ্নের মতো। প্রশ্নে দেয়া না থাকলে নিজের ইচ্ছামতো।
7. এরপর একটু ফাঁকা যায়গা রাখতে হবে।
   
8. এরপর Subject লিখতে হবে। Rule 1 ফলো করতে হবে। অতঃপর প্রশ্ন থেকে সাবজেক্ট খুঁজে তা লিখতে হবে। সাবজেক্টে শুধু মুল অংশটুকুই লেখা উচিত। যেমন "A Full Free Scholarship"। অনেকে "Application for a Full Free Scholarship" বা "Prayer for a Full Free Scholarship" লিখে থাকে। তাতেও খুব একটা সমস্যা নেই, স্কুল-কলেজ পর্যায়ে কাজ চলে যাবে।
9. সাবজেক্টের পরও একটু ফাঁকা রাখতে হবে লাইনে।
   
10. এরপর Sir বা Madam লিখতে হবে। এরপর একটি কমা (,) দেয়া উচিত। না দিলেও খুব বড় কোনো সমস্যা নেই।
11. এরপর এই পৃথিবীর প্রায় সমস্ত ফরমাল লেটার আমরা শুধু করব একটি কমন কথা দিয়ে। তা হলো "I would like to draw your kind attention to the fact that"। Formal Letter এর বিষয় যাই হোক না কে, আমাদের প্রথম লাইন এটাই হবে, চোখ বন্ধ করে।
12. এরপর আমি কী জন্য লেটার লিখছি তার কারণ উল্লেখ করতে হবে। যেমন Full Free Scholarship এর জন্য কারণ হচ্ছে, "my father is the only earning member of my family. Two of my other brothers are also studying in school. It has become really difficult for my father to bear our educational expenses in these hard days."। এই অংশটুকু বিভিন্ন এপ্লিকেশনে বিভিন্ন রকম হবে।
13. এরপর একটু গ্যাপ দিয়ে তুমি আসলে কী চাচ্ছো তা জানাতে হবে। এজন্য আমরা "In this context, I request you to" অংশটুকু চোখ বন্ধ করে লিখে দেব। অথবা লেখা যায় "In these circumstances, I request you to"।
14. এরপর আমরা যা চাচ্ছি তা লিখে দেব। এই এপ্লিকেশন বা ফরমাল লেটারের ক্ষেত্রে তা হচ্ছে, "grant me a full free scholarship"।
15. এরপর আমরা আবার চোখ বন্ধ করে লিখব "I, therefore, hope that you would like to grant my appeal."। এখানে অনেকে grant my application লিখে থাকে। তা না লিখে appeal লেখাটাই ভালো।
16. এরপর Sincerely yours লিখে নিজের নাম (প্রশ্নে থাকলে প্রশ্নের নাম), শ্রেণি, বিভাগ, রোল এবং স্কুল বা কলেজের নাম লিখে দেব।
17. শেষ তো। আর নেই কিছু। তবে আরও কিছু ব্যাপার মনে রাখা প্রয়োজন। সেসব উল্লেখ করছি নিচে। তবে তার আগে আমরা একটি ফরমেট উল্লেখ করে দিচ্ছি যেটুকু যেকোনো প্রশ্নে চোখ বন্ধ করে লিখতে পারবে।

Application Writing Format HSC SSC

4 July 2024

Subject:_______________

Sir/Madam,

I would like to draw your kind attention to the fact that ________________________.

In this context, I request you to_____________________.

I, therefore, hope that you would like to grant my appeal.

Sincerely yours